La transformación digital ha cambiado la manera en que las organizaciones gestionan sus operaciones, sus datos y la experiencia de sus usuarios, sin embargo, la modernización de los sistemas de control de acceso físico parece avanzar de una manera más lenta en América Latina.
Mientras los colaboradores realizan pagos desde sus teléfonos, gestionan trámites en línea y trabajan desde plataformas digitales, muchas organizaciones de la región aún continúan dependiendo de procesos manuales para administrar credenciales, accesos y permisos. La consecuencia es una brecha cada vez más evidente entre la experiencia digital que los usuarios esperan y la que reciben al interactuar con los sistemas de acceso.
En este contexto, la integración entre las tecnologías de identidad de HID y la plataforma de experiencia laboral desarrollada por Sharry muestra cómo el control de acceso puede convertirse en una herramienta estratégica para acelerar la transformación digital.
La combinación de ambas soluciones permite abordar tres de los principales desafíos que enfrentan actualmente las organizaciones: mejorar la experiencia de los usuarios, simplificar la administración del acceso físico e integrar el control de acceso con otros sistemas empresariales.
- Mejorar la experiencia del usuario
Los dispositivos móviles se han convertido en el centro de la vida cotidiana. Por ello, cada vez más organizaciones buscan replicar esa misma experiencia digital dentro de sus edificios y espacios de trabajo.
Las credenciales móviles permiten que los usuarios accedan a oficinas, estacionamientos, salas de reuniones o áreas restringidas utilizando únicamente su teléfono inteligente o dispositivo wearable. Esto elimina la necesidad de portar tarjetas físicas y simplifica considerablemente la experiencia de acceso.
Además de la comodidad, uno de los principales beneficios es la velocidad de incorporación de nuevos colaboradores. En lugar de esperar la impresión, personalización y entrega de una credencial física, los permisos pueden enviarse digitalmente y activarse en cuestión de minutos y de forma remota, desde cualquier parte del mundo.
En América Latina ya comienzan a verse proyectos que reflejan esta transformación. Un ejemplo es la implementación realizada por Buró Property en tres de sus complejos corporativos de Ciudad de México: Puerta Polanco, DEK Polanco e In Situ Santa Fe, donde miles de usuarios pueden acceder a torniquetes, elevadores y estacionamientos utilizando únicamente credenciales digitales almacenadas en Apple Wallet o Google Wallet. La solución eliminó gran parte de los procesos manuales asociados a la emisión y administración de tarjetas físicas, al tiempo que simplificó la experiencia de acceso para usuarios, visitantes e inquilinos.
La evolución del acceso móvil también responde a la necesidad por sistemas de control de acceso que no se limiten solo a abrir puertas. Hoy forman parte de ecosistemas más amplios que incluyen reservas de espacios de trabajo, acceso a estacionamientos, control de ascensores, autenticación de dispositivos y servicios corporativos conectados.
En consecuencia, las organizaciones necesitan soluciones capaces de ofrecer una experiencia fluida y consistente en todos los puntos de interacción.
- Simplificar la administración del acceso físico
La administración de credenciales representa uno de los mayores desafíos operativos para empresas, propietarios de edificios y administradores de instalaciones.
Los procesos tradicionales implican impresión de tarjetas, personalización, distribución física, reposición por pérdida y múltiples tareas administrativas que consumen tiempo y recursos.
Las credenciales móviles permiten reducir significativamente esta carga operativa. Gracias a modelos de aprovisionamiento basados en la nube, los administradores pueden emitir, modificar o revocar permisos de acceso de forma remota y prácticamente instantánea.
Los beneficios son especialmente visibles en edificios corporativos de múltiples arrendatarios o en organizaciones con grandes volúmenes de personal. La distribución masiva de credenciales puede realizarse mediante correo electrónico o aplicaciones móviles, eliminando los tiempos de espera asociados a la producción y entrega física de tarjetas.
Un ejemplo de estos beneficios puede verse nuevamente en Buró Property. Antes de la implementación, la administración de accesos dependía de tarjetas plásticas y procesos manuales para emitir, reemplazar o desactivar credenciales. Hoy, gracias a la integración entre la credencial digital de HID y la plataforma Sharry, la gestión se realiza de forma digital, permitiendo que miles de usuarios utilicen sus credenciales directamente desde sus billeteras digitales. Además de reducir la carga administrativa, el proyecto preparó la infraestructura para una transición gradual hacia un modelo híbrido, donde las credenciales físicas y móviles conviven sin afectar la operación de los edificios.
La gestión digital también fortalece la seguridad. La pérdida de una credencial física puede pasar desapercibida durante horas o incluso días. En contraste, los usuarios suelen detectar rápidamente la pérdida de su teléfono móvil, permitiendo actuar de forma inmediata.
Además, las plataformas modernas permiten bloquear, actualizar o reemplazar credenciales remotamente, minimizando riesgos operativos y mejorando el control sobre los accesos.
Incluso en organizaciones que aún utilizan tarjetas físicas, las aplicaciones móviles pueden funcionar como una extensión digital de la credencial tradicional, facilitando su administración y fortaleciendo la seguridad.
- Integrar el control de acceso con otros sistemas empresariales
Quizás el cambio más importante en la industria del control de acceso sea su evolución desde sistemas aislados hacia plataformas integradas de gestión y experiencia laboral.
Durante años, los sistemas de acceso operaron como soluciones independientes. Hoy, las organizaciones buscan consolidar servicios y simplificar la interacción de los usuarios mediante ecosistemas conectados.
La tendencia apunta a que actividades como reservar una sala de reuniones, gestionar un espacio de estacionamiento, solicitar servicios internos o acceder a diferentes áreas del edificio puedan realizarse desde una única plataforma.
Esta integración no solo mejora la experiencia de los usuarios. También genera información valiosa para optimizar operaciones, gestionar recursos y tomar decisiones más informadas.
En organizaciones con modelos de trabajo híbrido, por ejemplo, los sistemas de acceso pueden proporcionar información sobre ocupación de espacios, patrones de uso y flujo de personas, permitiendo una administración más eficiente de oficinas y recursos corporativos.
Para lograrlo, las plataformas abiertas y basadas en interfaces de programación (API) desempeñan un papel fundamental. Estas arquitecturas permiten conectar sistemas de acceso con soluciones de recursos humanos, plataformas de gestión de edificios, herramientas de reserva de espacios y otras aplicaciones empresariales.
La interoperabilidad también protege las inversiones tecnológicas. En lugar de reemplazar completamente la infraestructura existente, las organizaciones pueden integrar nuevos servicios y funcionalidades de manera progresiva, manteniendo la flexibilidad necesaria para incorporar futuras innovaciones.
Más allá del acceso
La transformación digital del control de acceso no consiste únicamente en sustituir tarjetas físicas por credenciales móviles. El verdadero cambio radica en convertir la identidad digital en un elemento central de la experiencia laboral, la seguridad y la operación empresarial.
Cada organización avanza a un ritmo diferente, condicionado por sus objetivos, infraestructura y recursos. Algunas mantendrán modelos híbridos durante varios años; otras acelerarán la adopción de credenciales móviles y servicios digitales.
Lo importante es contar con una plataforma capaz de evolucionar junto con las necesidades del negocio.
En un entorno donde la experiencia del usuario, la eficiencia operativa y la integración tecnológica se han convertido en prioridades estratégicas, el control de acceso ya no puede entenderse únicamente como un sistema de seguridad. Cada vez más, se consolida como una herramienta clave para impulsar la transformación digital de las organizaciones y generar valor más allá de la protección física de personas y activos.
Por: Alejandro Espinosa, director Comercial de Soluciones de Control de Acceso Físico de HID en México.
